Unternehmen, die überwiegend Barumsätze machen, lässt die Finanzverwaltung die Wahl zwischen zwei alternativen Möglichkeiten der Kassenführung, nämlich der elektronischen Registrierkasse oder der Schubladenkasse bzw. Ladenkasse.

Bestehen die Einnahmen in erheblichem Umfang aus Bargeld, wie z. B. in der Gastronomie oder im Einzelhandel, dann ist die Verwendung einer Registrierkasse schon aus Gründen der Praktikabilität in aller Regel die einzige Alternative. Diese Situation nutzt die Finanzverwaltung für eine ständige Ausweitung ihres Zugriffs auf die elektronischen Daten sowie für immer strengere und ausufernde Anforderungen an die betroffenen Unternehmen.

So verlangt das Bundesfinanzministerium bei dem Einsatz von Registrierkassen, dass sämtliche elektronische Daten eines Kassensystems unverdichtet gespeichert werden müssen. Die von dem Kassensystem erzeugten Daten müssen zudem jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein. Selbstverständlich müssen sie dazu in einem elektronisch auswertbaren Format vorliegen. Außerdem muss die Kasse manipulationssicher mitprotokollieren, was eingetippt und programmiert wird und diese Informationen unveränderbar speichern. Ein Löschen der Einzelbons zugunsten des Tagessummenbons ist unzulässig. Die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist künftig nicht mehr ausreichend.

Nur wenn eine Kasse bauartbedingt diese Vorschriften nicht erfüllt und auch nicht umgerüstet werden kann, macht die Verwaltung für eine Übergangsfrist bis 31.12.2016 ein Zugeständnis und erkennt die Aufbewahrung der Z-Bons als ausreichend an.

Ab dem 01.01.2017 ist es damit aber vorbei und Sie sind verpflichtet sich eine Kasse anzuschaffen, die den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht, wenn Sie Schwierigkeiten bei der Betriebsprüfung vermeiden wollen.

Sollten Sie eine PC-Kasse einsetzen, so müssen Sie die strengen Anforderungen schon jetzt einhalten. Wenn Ihre Kasse umrüstbar ist, so sind Sie angehalten, diese Umrüstung durchzuführen. Dem sollten Sie auch unbedingt nachkommen, denn die Finanzverwaltung prüft verstärkt den Bereich der Kassenführung.

Unternehmer, die keine elektronische, sondern nur eine sogenannte offene „Ladenkasse“ (z.B. bei nur sehr kleinen Barumsätzen) nutzen, sind jedoch nicht grundsätzlich gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. In diesen Fällen ist für jeden Tag ein gesonderter Tagesbericht zu schreiben. Dies muss handschriftlich erfolgen. Selbsterstellte Excel-Tabellen bergen ein erhebliches Risikopotential, da sie von der Finanzbehörde als nicht manipulationssicher eingestuft und daher nicht anerkannt werden.

Unterschätzen Sie im Übrigen nicht die Tatsache, dass Betriebsprüfer gezielt nach Schwachstellen suchen. Werden die Bestimmungen zur Kassenführung jedoch penibel eingehalten, können empfindliche Hinzuschätzungen durch den Prüfer und entsprechend hohe Steuernachzahlungen vermieden werden. Eine elektronische Kasse schützt zudem davor, dass die Barumsätze angezweifelt werden.